Email Writing – Dễ mà khó

Sau đây là bố cục của một email nên có:

 

[button_round color=”blue” url=””]  – Đầu tiên là lời chào:[/button_round]
  • Thường thì đâu bức thư hay email mọi người thường dùng là Hi, Dear để bắt đầu một email, tuy nhiên có một thiếu sót ở đây là chúng ta thường Hi hay Dear trống không, chúng ta nên viết them tên người nhận phía sau giúp cho người đọc có thiện cảm hơn và biết được rằng mình là người nhận mail.

VD: Dear Mr.Tam,   Hi Ms.Tu

  • Các bạn cần chú ý 1 điều ở lời chào này nữa là phải tuyệt đối không viết sai tên người nhận, viết sai giới tính hay tính trạng hôn nhân của họ (các bạn viết mail tiếng anh thường gặp các lỗi này vì ở nhiều nước thì nhiều người có tên khá dài và khó nhớ đặc biệt là ở các nước như Ấn Độ và các nước Trung Đông).

Email Writing - Dễ mà khó - Kỹ Năng Việt | Pro.edu.vn 2

[button_round color=”blue” url=””]    – Thứ 2 là body của mail: [/button_round]

  • Đây là phần các bạn giới thiệu về bản thân mình (nếu không quen biết) hay lời hỏi thăm sức khỏe (nếu quen biết). Tiếp theo ta viết nội dung mình cần khi viết email này, tuyệt đối nên tránh viết sai lỗi chính tả, điều này có thể gây phản cảm với người đọc.
  • Nên ít sử dụng việc chèn hình ảnh lớn vào mail, vì nó có thể gây cảm giác khó nhìn cho người đọc, tốt nhất bạn nên để vào attachment.
  • Đối với các email viết bằng tiếng Anh và viết cho khách hàng của mình thì bố cục dễ nhìn và rõ ràng sẽ giúp cho người đọc dễ dàng tiếp thu các nội dung mà bạn viết.

[button_round color=”blue” url=””] – Lời kết: [/button_round]

  • Sau phần body của email thì bạn nên rút gọn các ý của mình, những gì mình cần hỏi vào trong chỉ vài dòng, điều này giúp người đọc có thể tóm gọn và hiểu ý rõ ràng hơn bạn muốn hỏi gì và yêu cầu gì.

[button_round color=”blue” url=””] – Cuối cùng là phần ký tên: [/button_round]

  • Phần này giúp cho ta kết thúc 1 lá mail, nhiều người thường dung Best Regards, Regards, Thanks, Sincerely….
  • Chữ ký của bạn và phần liên hệ dưới chữ ký giúp cho người đọc biết được ai đang gửi mail cho họ, liên hệ lại với bạn như thế nào.
  • Đối với những khách hàng khó tính thì việc viết mail gây khó đọc và mất thiện cảm thì họ sẽ không bao giờ đọc, đặc biệt là những email có nội dung quá dài, đặc biệt là những email tiếng anh thì chắc rằng sẽ rất có ít người chịu đọc.
  • Một điểm cần lưu ý nữa khi gửi email là nhưng người nhận mà bạn list trong phần To là những người trực tiếp nhận và thực hiện những gì bạn yêu cầu trong mail, còn những người mà bạn list trong phần CC chỉ là người cần biết thông tin và sẵn sàng làm hay giúp đỡ cho những người trong phần To thực hiện yêu cầu trong email.

Mong rằng nhưng thông tin trên sẽ giúp ích cho các bạn khi viết những lá mail cho khách hàng, đặc biệt là những khách hàng là người nước ngoài. Chúc các bạn luôn thành công trong việc của mình.

 

Có thể bạn quan tâm:

  • 6 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định - Kỹ Năng Việt | Pro.edu.vn 3

    6 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định

    10 kỹ năng nghề nghiệp nhất định phải có trang 5 năm tới Những kỹ năng khi bạn trẻ quyết định khởi nghiệp 4 bước giúp đưa ra quyết định khi đối diện với áp lực Vậy làm thế nào để có thể rèn luyện kỹ năng ra quyết định thực sự hiệu quả, hãy

  • Kỹ năng bán hàng qua điện thoại chuyên nghiệp - Kỹ Năng Việt | Pro.edu.vn 4

    Kỹ năng bán hàng qua điện thoại chuyên nghiệp

      10 kỹ năng bạn cần có để tạo đà cho thành công thăng tiến trong sự nghiệp Những câu nói tối kỵ trong việc bán hàng Những chiến thuật tâm lý người bán hàng cần biết Những cuộc trao đổi, những hợp đồng mua bán đều được thỏa thuận qua điện thoại một cách

  • 15 kỹ năng giúp quản lý tiền bạc sáng suốt để trở thành triệu phú - Kỹ Năng Việt | Pro.edu.vn 5

    15 kỹ năng giúp quản lý tiền bạc sáng suốt để trở thành triệu phú

      1. Không bốc đồng Hầu hết mọi người đều có những quyết định nóng vội khi mua hàng. Ngược lại, triệu phú luôn biết cách kiềm chế cám dỗ và trì hoãn lại sự thỏa mãn từ việc mua sắm. Vào những năm 1960, tiến sĩ Walter Mischel đã thực hiện một nghiên cứu